EORI-nummer voor een eenmanszaak: zo werkt het

Handel je als zzp'er of eenmanszaak met landen buiten de EU? Dan krijg je vroeg of laat te maken met het EORI-nummer. Ook zonder groot bedrijf achter je heb je dit nummer nodig zodra je goederen importeert of exporteert. Het goede nieuws: voor een Nederlandse eenmanszaak is het EORI-nummer meestal al beschikbaar via je bestaande registratie. In dit artikel lees je hoe het werkt, wanneer je het nodig hebt en waar je op moet letten qua privacy.

Wat is een EORI-nummer ook alweer?

Een EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) is een uniek registratienummer waarmee de Douane bedrijven en ondernemers identificeert bij in- en uitvoer. Elk bedrijf dat goederen aangeeft bij de douane heeft er één nodig. Wil je de basis eerst nog rustig doornemen? Lees dan onze uitleg over wat een EORI-nummer precies is.

Heb ik als eenmanszaak of zzp'er een EORI-nummer nodig?

Kort gezegd: ja, zodra je als ondernemer goederen importeert of exporteert van of naar landen buiten de EU. Je bedrijfsvorm maakt daarbij niet uit. Of je nu een bv runt of een eenmanszaak, de Douane behandelt je bij in- en uitvoer als een "economische operator".

Situaties waarin je als zzp'er een EORI-nummer nodig hebt:

• Je importeert producten uit landen als China, de VS of het VK om door te verkopen.
• Je doet aan dropshipping waarbij goederen vanuit een niet-EU-land direct naar de klant of naar jou worden verzonden.
• Je exporteert je eigen producten naar klanten buiten de EU.
• Je laat een douane-expediteur of koerier (zoals DHL of UPS) namens jou aangifte doen — ook dan vragen zij om jouw EORI-nummer.

Handel je uitsluitend binnen de EU? Dan heb je geen EORI-nummer nodig. Zodra er een niet-EU-grens in het spel komt, wel.

Hoe is het EORI-nummer voor een eenmanszaak opgebouwd?

Hier zit het grote verschil met een bv. Een bv heeft een KvK-nummer en een apart bedrijfs-btw-nummer, en het EORI-nummer wordt daarvan afgeleid. Een Nederlandse eenmanszaak is juridisch gekoppeld aan de ondernemer zelf, en daarom wordt het EORI-nummer voor veel zzp'ers afgeleid van het BSN (Burgerservicenummer).

Een Nederlands EORI-nummer heeft altijd deze structuur:

Voor een eenmanszaak zonder apart RSIN wordt het nummer dus gebaseerd op jouw BSN. Omdat een BSN uit 9 cijfers bestaat en het EORI-nummer ook 9 cijfers na "NL" gebruikt, wordt het BSN indien nodig links aangevuld met nullen. In de praktijk ziet jouw EORI-nummer er dan uit als NL gevolgd door je (aangevulde) BSN.

Let op de privacy-implicaties

Dat je EORI-nummer je BSN bevat, heeft een belangrijk gevolg: je BSN is in feite zichtbaar in het nummer dat je aan douane-agenten, koeriers en soms leveranciers doorgeeft. Het BSN is een privacygevoelig gegeven dat je normaal gesproken niet zomaar deelt.

Wil je voorkomen dat je BSN op deze manier rondgaat, dan zijn er twee praktische opties:

• Vraag bij de Belastingdienst een apart btw-identificatienummer of RSIN aan waarop je EORI kan worden gebaseerd (afhankelijk van je situatie).
• Overweeg of een andere rechtsvorm bij fors internationaal handelen op termijn logischer is.

Meer achtergrond over de relatie tussen deze nummers lees je in ons artikel over het EORI-nummer en het btw-nummer. Handel je puur privé en niet als ondernemer? Kijk dan bij EORI-nummer voor particulieren.

EORI-nummer aanvragen of activeren

Voor veel Nederlandse eenmanszaken is het EORI-nummer al aangemaakt en hoef je het alleen nog te laten activeren of gebruiken bij je eerste aangifte. Toch is het verstandig om het vooraf te controleren, zodat je bij je eerste zending niet vastloopt.

1. Controleer of je al een EORI-nummer hebt. Stel je vermoedelijke nummer samen (NL + je BSN aangevuld tot 9 cijfers) en controleer het in de EORI-validator.
2. Is het niet actief? Dan vraag je het aan bij de Nederlandse Douane. De volledige stappen staan beschreven op onze pagina EORI-nummer aanvragen.
3. Bewaar je nummer. Je hebt het nodig voor elke douaneaangifte en om door te geven aan koeriers en expediteurs.

De aanvraag is in Nederland kosteloos. Zodra je nummer actief is, kun je het meteen gebruiken bij invoer en uitvoer.

EORI en btw bij import: de verleggingsregeling

Bij import betaal je normaal gesproken invoer-btw op het moment dat je goederen de EU binnenkomen. Voor ondernemers bestaat er een aantrekkelijke regeling: de artikel 23-vergunning (btw-verlegging bij invoer). Hiermee hoef je de invoer-btw niet direct af te rekenen bij de douane, maar geef je die aan in je reguliere btw-aangifte — waar je hem meestal in dezelfde aangifte weer terugvraagt.

Dit voorkomt dat je maandenlang op je btw-geld wacht. Belangrijk om te weten:

• Ook eenmanszaken en zzp'ers kunnen een artikel 23-vergunning aanvragen bij de Belastingdienst.
• Je hebt hiervoor wel een geldig btw-nummer en een actief EORI-nummer nodig.
• Werk je met een fiscaal vertegenwoordiger of expediteur, dan kan die soms zijn eigen vergunning gebruiken voor jouw invoer.

Voor structureel importerende zzp'ers is deze regeling vaak een van de eerste dingen om te regelen na het EORI-nummer.

Kort samengevat

• Ook als eenmanszaak of zzp'er heb je een EORI-nummer nodig bij import en export buiten de EU.
• Je EORI-nummer is meestal NL + je BSN, aangevuld met nullen tot 9 cijfers.
• Houd rekening met de privacygevoeligheid van je BSN in dat nummer.
• Controleer je nummer, activeer of vraag het aan, en regel indien nodig een artikel 23-vergunning.

De volgende stap

Wil je direct aan de slag? Controleer eerst of jouw nummer al bestaat met de EORI-validator. Bestaat het nog niet, dan vind je op onze pagina EORI-nummer aanvragen het volledige stappenplan. Zo staat je eerste internationale zending niets meer in de weg.